Bei den diesjährigen Retail Innovation Days hat die DHBW Heilbronn in Kooperation mit dem Handelsverband Baden-Württemberg zum ersten Mal die Retail Innovation Awards verliehen. Aus über 80 Innovationen haben zwölf Handelsexperten aus Theorie und Praxis 15 Innovationen für die Awards nominiert. Aus diesen haben die Teilnehmer der Retail Innovation Days die Preisträger gewählt. Unter den Innovationen befanden sich unter anderem die Flip App und TakeTask. Beide Unternehmen setzen sich mit mobilen Lösungen für die interne Kommuniktation sowie die Optimierung von Prozessen auseinander. Flip App von Flip GmbH ist eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation, die sich auf operative Mitarbeitende ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz fokussiert. Hingegen realisiert TakeTask von HeBe, Shell, Natura, Duży Ben eine NO-CODE-Plattform zur Automatisierung der Aufgabenverteilung. Mitarbeiter erhalten hierbei priorisierte Aufgaben mit klaren Richtlinien in einer mobilen Anwendung. Durch die Optimierung der Prozesse steigert TakeTask die Effizienz und Genauigkeit der Arbeit und verbessert die Kommunikation.
Problem
Im Einzelhandel fühlen sich Beschäftigte an der Kasse oder auf der Verkaufsfläche häufig nicht gut informiert. Wichtige Informationen werden zu spät an das Personal auf der Fläche weitergeleitet. Eine gestaffelte interne Kommunikation führt zu einem Ungleichgewicht innerhalb der Belegschaft. Mitarbeitende, die später oder gar nicht informiert werden, können sich schnell vernachlässigt und demotiviert fühlen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und des War for Talents ist es wichtig, Mitarbeitende zu halten und attraktiv für Bewerber zu wirken. Auf der anderen Seite führt der unterbrochene Informationsfluss auch dazu, dass wichtige Informationen oder Innovationsvorschläge aus der Belegschaft nicht an das Management gelangen können. Wenn es Möglichkeiten gibt, sind diese meist enorm zeitintensiv und werden daher oft nicht umgesetzt. Bisher wird entweder auf nicht datenschutzkonforme, private Messenger zur Information der operativen Mitarbeiter zurückgegriffen oder auf veraltete Medien wie z. B. das schwarze Brett. Eine weitere Problematik besteht darin, dass große Einzelhandelsunternehmen tendieren dazu, Prozesse genau zu definieren. Die Mitarbeiter wissen so unabhängig von ihrer Erfahrung, wie Aufgaben erledigt werden müssen. Kleinere Unternehmen haben dagegen oft keine klar definierten Prozesse. Häufig werden diese nur auf Papier festgehalten. Prozessbeschreibungen sind nicht an einer einheitlichen Stelle abgelegt und es gibt keine Vorgaben zur Priorisierung von Aufgaben. Aufgaben werden deshalb oft nicht in der optimalen Reihenfolge durchgeführt. Auch fehlt es häufig an Feedback, das den Mitarbeitern hilft, sich zu verbessern.
Flip App
Die Mitarbeiter-App von Flip ermöglicht es ihnen, alle Mitarbeitenden zu erreichen, und schafft ebenfalls Platz für die Kommunikation untereinander – sowohl top-down als auch bottom-up. Die BYOD-Lösung (Bring-Your-Own-Device) füllt somit die Informationslücken und passt sich außerdem nahtlos an die internen Strukturen an. Die Flip-App ermöglicht die gleichzeitige und gleichwertige Information aller Beschäftigten, unabhängig von Dienstschicht und Beschäftigungsart sowie über mehrere Märkte und Filialen hinweg. Mit Flip erreicht man alle Kolleginnen und Kollegen aus der gesamten Belegschaft effizient mit nur zwei Klicks. Die App erhöht nachweislich die Mitarbeiterbindung, reduziert die Fluktuation und führt zu einer besseren Integration aller Voll- und Teilzeit-Beschäftigten. Flip ermöglicht darüber hinaus noch eine automatische Übersetzung der Beiträge, somit gehören Sprachbarrieren der Vergangenheit an. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, öffentlich in Beiträgen oder Gruppenchats zu kommunizieren oder privat in 1:1-Chats. Über 200 Kunden profitieren bereits von der Bring-Your-Own-Device-Lösung, darunter REWE, EDEKA, toom oder Rossmann. Unser Kunde EUROPART integrierte ein Innovations- und Ideenmanagement in die App. Hiervon wurden bereits 150 Vorschläge aus der Belegschaft erfolgreich umgesetzt. Flip bietet keinen Mehraufwand für die IT-Abteilung und ist schnell und sicher aufgesetzt dank unkompliziertem Set-up und DSGVO-konformem Hosting in Deutschland. Für die Anmeldung benötigen User keine E-Mail-Adresse. Flip dient der Produktivitätssteigerung und Zeiteinsparung bei der Suche nach Informationen. Außerdem wird die Mitarbeiterbindung gestärkt und somit werden die Fluktuationsrate und damit verbundene Kosten gesenkt.
TakeTask
Das TakeTask-System ermöglicht eine einfache Konfiguration, Verteilung, Bestätigung und Überprüfung von Arbeitsaufgaben in großem Umfang für jede Branche mit einer komplexen Betriebsstruktur. Es ist eine flexible, codefreie Plattform, die das Aufgabenmanagement vereinfacht und eine effiziente Aufgabenausführung gewährleistet. Die Mitarbeiter erhalten priorisierte
Aufgaben über eine mobile Anwendung. Standardisierte Aufgaben lassen sich mit Prozessbeschreibungen verknüpfen, sodass auch neue Mitarbeiter wissen, wie Aufgaben erledigt werden müssen. Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter sowie die Implementierung neuer Prozesse. Die Mitarbeiter sind weniger gestresst, da das System ihnen hilft, sich an ihre Aufgaben zu erinnern, und ihnen alle notwendigen Informationen zu deren Ausführung liefert. Die mobile App und die interaktive Touchscreen-Tafel im Backoffice ermöglichen es Einzelhändlern, alle Papierformulare und -prozesse zu digitalisieren (tägliche Checklisten, Inventur, Preisänderungen, neue Planogramme, Aktionsbereitschaft, Verluste, Lebensmittelsicherheit, Lieferungen, E-Commerce-Kommissionierlisten, Reklamationen, Geräteausfälle, Schulungen, Onboarding, Urlaube und Audits). Dank des No-Code-Ansatzes dauert die Implementierung nur wenige Tage und kostet nur einige tausend Euro. Es werden keine internen IT-Ressourcen für die Implementierung des Systems benötigt. Die gesamte Implementierung wird von den Betriebs- und Vertriebsteams geleitet. Mit dem intuitiven grafischen Editor können auch Personen ohne IT-Kenntnisse komplexe Prozesse aus vielen verschiedenen Bereichen erstellen. Dank der Optimierung der Prozesse erhöht TakeTask die Effizienz und Genauigkeit der Arbeit und verbessert die Kommunikation. Planogramme und andere Standards werden schneller umgesetzt, die Läden sind sauberer dank geplanter Routinen und unserer Benachrichtigungsmechanismen (dies verhindert auch Inventurverluste). TakeTask kann mit anderen Systemen verknüpft werden, um Aufgaben auszulösen oder Daten in digitalem und strukturiertem Format für weitere Analysen zu senden. Insgesamt bemerken Einzelhändler Umsatzsteigerungen dank besserer Ausführung von Standards und geringere Kosten dank optimierter Prozesse.